ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Informations générales

AGL (Africa Global Logistics) est l’opérateur logistique multimodal (portuaire, logistique, maritime et ferroviaire) de référence en Afrique. L’entreprise fait désormais partie du Groupe MSC, compagnie maritime et logistique de premier plan. 

Grâce à son expertise développée depuis plus d’un siècle et à plus de 23 000 collaborateurs mobilisés dans 49 pays, AGL fournit à ses clients africains et mondiaux des solutions logistiques globales, sur mesure et innovantes, avec l’ambition de contribuer de façon durable aux transformations de l’Afrique. 
AGL est aussi présente en Haïti et au Timor.

Vous souhaitez vivre une expérience enrichissante dans un environnement international ? Avoir de l’impact dans une entreprise qui met l’Afrique au cœur de son projet ? 

Rejoignez AGL, l’opérateur de logistique multimodal de référence sur le continent africain ! 

Description du poste

Description de la mission

Il (elle) a pour mission globale d'accompagner le Directeur dans la gestion de son activité au quotidien dans le but de lui faciliter ses tâches, à la fois quotidiennes et opérationnelles:
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
• Accueillir les visiteurs
• Filtrer des appels téléphoniques
• Réceptionner les Factures : courriers, mémo interne etc.
• Gérer l'agenda du Responsable ;
• Veiller à la mise jour des fichiers de reporting des activités
• Renseigner et transmettre aux ressources humaines les besoins en personnel
• Suivre les états des stagiaires (école & qualification) en coordination avec la direction des ressources humaines ; veillez au respect du planning légal des stagiaires assignés au département ;
• Réaliser un suivi administratif du personnel des congés du personnel
• Préparer et organiser des réunions
• Prendre en charge le suivi complet de certains dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance fournisseurs administratifs (hôtels, restaurant, consommables), gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...)
• Gérer la prise de rendez-vous, l'organisation de voyages, la préparation de réunions et l'accueil des visiteurs.
• Contrôler et superviser les activités des coursiers ;
• Passer les commandes de fourniture et de travaux d'entretien mobilier auprès des services généraux ;
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions.

 

Profil

Être titulaire d'un BAC+2/3 au minimum en secrétariat , assistanat, droit , ressources humaines, communication ou équivalent
• Avoir au moins 02 ans d'expériences professionnelles dans le domaine ;
• savoir rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
. Avoir l'esprit de conciliation et la capacité d'écoute
Pouvoir Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Être ponctuel et disponible ;
• Avoir un bon relationnel et savoir se tenir ;
. Être organisé, accueillant, patient et sociable;
. Être souriant et aimer le contact avec le public
. Être Discret (le secrétaire médical est soumis au secret professionnel)
• Avoir une bonne matrise de l'anglais et une bonne connaissance du pack office ( excel, word, powerpoint...)